ELEMEN PENTING BICARA EFEKTIF

Elemen Penting Bicara Efektif

Lenny Laskowski
LJL Seminars

"Setengah dunia terdiri dari orang-orang yang punya sesuatu untukdibicarakan dan mereka tidak bisa melakukannya; setengahnya lagi tidakpunya apa-apa untuk dibicarakan dan mereka tetap berbicara."

Setiap orang bisa berbicara. Tidak setiap orang bisa berbicara denganefektif. Untuk bisa efektif dalam berbicara ada enam elemen yang harusdipertimbangkan.SIAP BICARA

Kesiapan adalah elemen terpenting. Berapa kali Anda melatih bicaraAnda? Sebagai pedoman umum, Anda harus menghabiskan waktu sekitar 30jam untuk persiapan dan latihan bicara jika Anda akan berbicara selama1 jam. Gunakan tape atau video untuk merekam latihan Anda. Ini akanmembantu Anda mendapatkan gambaran akurat tentang bagaimana Andaberbicara.BERIKAN DIRI ANDA

Gunakan contoh dan kisah atau pengalaman pribadi yang patutdiceritakan jika memungkinkan. Pastikan bahwa cerita Anda memangmembantu dalam memberi penekanan terhadap poin-poin Anda. Cerita Andaharus "nyambung" dengan pesan yang ingin Anda sampaikan. Gunakancontoh-contoh dari kehidupan pribadi dan profesi Anda untukmenunjukkan poin yang Anda maksud.RILEKSUntuk bisa rileks, Anda harus sudah siap. Juga, fokuslah pada "pesan"dan bukan pada "audience". Gunakan gerakan tubuh, termasuk caraberjalan. Latihlah bagian pembukaan dari bicara Anda dan rencanakandengan tepat bagaimana Anda akan mengatakannya. Audience akan menilaiAnda dalam 30 detik pertama sejak mereka melihat Anda.GUNAKAN HUMOR ALAMIAH

Jangan coba-coba menjadi stand up comedian. Gunakan humor yang naturalterhadap diri Anda sendiri, tentang sesuatu yang Anda katakan atauAnda lakukan. Pastikan bahwa Anda tidak meng"humori" orang lain yangmenjadi bagian dari audience. Orang akan tertawa BERSAMA Anda jikaAnda melakukannya dengan bijak. Asal, Anda tidak berlebihanmelakukannya.RENCANAKAN POSISI TUBUH DAN TANGAN

Selama latihan, perhatikanlah momen-momen di mana Anda bisamenggunakan "olah tubuh". Tetapkan tiga posisi di mana Anda akanberdiri dan latihlah tidak hanya bagaimana bergerak akan tetapi jugakapan Anda bergerak. Ambil tiga posisi, satu di tengah panggung, satudi kanan Anda, dan satu lagi di kiri Anda. Jangan bersembunyi dibelakang podium. Jika Anda memang perlu melakukan kontak mata,lakukanlah selama Anda bergerak.

PERHATIKAN DETIL

Pastikan bahwa Anda akan berbicara di tempat yang tepat. Pastikanbahwa Anda bisa sampai ke sana lebih cepat dari saat Anda harus mulaibicara. Tanyakan berapa banyak yang akan hadir dan mendengarkan Anda.Pastikan bahwa Anda membawa semua alat bantu visual yang dibutuhkantermasuk handout. Datanglah lebih cepat sehingga Anda bisa melakukanobservasi pendahuluan dan melakukan pembenahan di menit-menit terakhirsebelum Anda mulai bicara.

Adalah sangat penting bahwa Anda memperhatikan detil sekecil apapun.Anda tidak akan berlebihan dalam berencana. Ingatlah "he who fails toplan is planning for failure".

Lenny Laskowski adalah seorang international professional speaker danpenulis buku "10 Days to More Confident Public Speaking".

Bergabunglah dengan milis BICARA di:
http://groups.yahoo.com/group/bicara/atau kirim email kosong ke:
http://groups.yahoo.com/group/pendidikan/post?postID=40C1vtEDaUblRp4GJHsmGGsU4shkPEJ3S2RBY8HpsHoAUMzJg4zNC_oXAeCrEGg6a-nj_ZVN6iBjjNPff0HSUzWvaY4kKAMarilah belajar bersama memahami fenomena berbicara.
MILIS BICARA.

MENGADAKAN RAPAT DENGAN BAIK

RAPAT

1. Rapat merupakan sarana yang berguna dalam lembaga, organisasi, biro jasa, perusahaan, dan lain-lain yang dapat membantu manajemen karena melalui rapat dapat dipermudah tugas yang makin sulit untuk mengoordinasi kegiatan yang sifatnya beraneka ragam.
2. Pengertian rapat (meeting)
   *berkumpulnya sekurang-kurangnya dua atau lebih orang untuk memutuskan suatu tujuan (Shrap v. Dawes, 1976).
3. Rapat dapat bervariasi ukurannya, baik dari jumlah peserta, tujuan, maupun yang lain. Rapat sekelompok kecil orang dalam organisasi secara teratur disebut rapat komisi. Komisi merupakan suatu badan yang mencakup orang-orang yang secara kolektif bertanggung jawab atas keputusan dan tindakannya terhadap otoritas ysng lebih tinggi. Komisi diberi wewenang untuk mengesahkan suatu keputusan melalui mayoritas suara dan lazim terikat atas suara itu.
4. Tujuan rapat antara lain :
   4.1 memberikan informasi tentang sesuatu, misalnya hasil pertemuan, rapat, seminar berita yang relevan, keputusan rapat terbatas
   4.2 memperoleh informasi tentang kegiatan, hasil observasi, kerja lapangan, dan problema mendesak
   4.3 menghimpun pengetahuan serta pengalaman untuk memecahkan masalah
   4.4 mengembangkan kerja sama dan mempengaruhi sikap agar berkomitmen, berdedikasi, dan berloyalitas
   4.5 mengutarakan keluhan
   4.6 mengambil keputusan dalam batas-batas kewenangannya
   4.7 menentukan langkah-langkah kerja opreasional
   4.8 dan lain-lain
5. Keuntungan rapat
   5.1 anggota diberi kesempatan untuk menentukan sikap mereka
   5.2 anggota dapat mengajukan kepentingan mereka
   5.3 pengetahuan dan pengalaman dapat dihimpun bersama
   5.4 banyak informasi yang tersedia yang dapat dikumpulkan angota
   5.5 gagasan dapat dikembangkan
   5.6 pemecahan baru dapat diusulkan melalui rapat tersebut
   5.7 kepuasan kerja dan kinerja SDM dapat ditinngkatkan sebab mereka merasa memberikan sumbangan untuk organisasi
   5.8 pihak manajemen dapat memeproleh masukan tentang kesulitan, hambatan, dan keluhan sehingga dapat diambil tindakan yang tepat dan cepat guna mencegah terjadinya hal –hal yang tak diinginkan.
   5.9 Arus komunikasi horizontal terbina serta garis strukutral dapat berjalan
   5.10 Dan lain-lain.
   
   6. Kekurangan rapat
   6.1 Segi penundaan
   Penundaan terjadi karena:
   6.1.1 tanpa alasan yang jelas
   6.1.2 diskusi berlarut-larut dan tak relevan
   6.1.3 seseorang mementingkan diri atau demi kelompoknya
   6.1.4 kesulitan mengumpulkan orang karena waktu singkat.
   
   Penundaan dapat berakibat buruk jika keputusan harus diambil segera. Pengambilan keputusan dapat tertunda dan menimbulkan keresahan serta rasa frustrasi. Anggota yang tidak hadir biasanya terkejut.
   
   6.2 Segi kepribadian
   Segi kepribadian dapat menghambat bila:
   6.2.1 kurang pandai dalam menentukan kebijakan atau pendapat
   6.2.2 kurang dewasa dalam bersikap
   6.2.3 rasa egoisme tingi
   6.2.4 lupa atas status dan kedudukan yang erat kaitannya dengan hak, kewajiban, dan kewenangan
   6.2.5 sikap berpikir positif dan terbuka yang kurang berjalan
   6.2.6 tidak bisa menepiskan kepentingan tersembunyi di balik gagasan.
   
   
   
   7. Jenis rapat
   7.1 Berdasarkan sifat : 1) rapat fo0rmal; 2) rapat nonformal.
   7.2 Berdasarkan jumlah peserta: 1) rapat kecil; 2) rapat raksasa.
   
   
   8. Rapat formal bercirikan:
   8.1 ada prosedur dan peraturan-peraturan yang relatif ketat dan disepakati
   8.2 kepemimpinan dikendalikan oleh seorang ketua
   8.3 contoh:
   8.3.1 rapat umum tahunan
   8.3.2 rapat umum perusahaan
   8.3.3 rapat dewan direktur
   8.3.4 rapat dewan pemerintahan
   8.3.5 rapat komisi lokal
   8.3.6 rapat asosiasi profesional
   8.3.7 rapat dewan kerja
   8.3.8 rapat komisi konsultatif
   8.3.9 dll.
   
   9. Rapat nonformal bercirikan
   9.1 kurang diperhatikan prosedur dan ketentuan atau peraturan
   9.2 sering sekadar bertemu muka
   9.3 sering juga sengaja dibuat nonformal sesuai dengan tujuan sehingga tepat sasaran à menghimpun pendapat dan memecahkan masalah
   9.4 tidak ada ketua, acara, peraturan, resolusi atau laporan meskipun ada data tertulis.
   
   Beberapa jenis dan urusan yang berbeda mungkin dipadukan, dan formalitas dapat diubah yang memberi kesempatan diskusi efektif serta pengambilan keputusan sebagaimana diperlukan.
   
   Rapat eksekutif bersifat membahas dan menentukan pokok-pokok pembicaraan serta mempunyai tugas tambahan yaitu mengimplementasikan isi keputusan. Misal dewan direktur
   
   10. Prosedur dalam rapat
   *Pola tetap dalam kegiatan rapat. Dasarnya adalah peraturan dan konvensi yang sudah dikondisikan, ditinjau, ditimbang, dan diterima secara umum dalam pengertian adil dan secepatnya.
   
   
   11. Ketua rapat
   Ketua merupakan orang yang penting dalam rapat yang atas kesanggupannya amat menentukan hasil pertemuan.
   
   Untuk itu bagi seorang ketua rapat perlu:
   11.1 memiliki watak yang kuat
   11.2 tak bersikap dogmatik
   11.3 tak memaksakan kehendak atau pandangan sendiri
   11.4 mampu mengungkapkan gagasan secara lancar tanpa harus berpidato
   11.5 mampu mengendalikan rapat tanpa menolak adanya tukar-menukar pikiran
   11.6 berwibawa
   11.7 menghormati pendapat orang lain
   11.8 menanamkan sikap adil
   11.9 tegas dalam menentukasn sikap
   11.10 arif dan bijaksana dalam berpikir, berkata, bertiundak, dan berbuat
   
   12. Tugas ketua
   12.1 memastikan bahwa penunjukan dirinya sesuai dengan peraturan
   12.2 memastikan bahwa rapat diadakan secara sah sesuai dengan ketetapan yang berlaku dan kuorum memenuhi ketentuan
   12.3 mengikuti urutan mata acara
   12.4 memelihara ketertiban dan mengoordinasi dengan baik
   12.5 memberi kesempatan yang ingin bicara
   12.6 mengedalikan pembicaraan sesuai dengan tujuan rapat sehingga tak terbawa ke hal yang tak relevan
   12.7 menangkap aspirasi peserta baik yang menerima maupun menolak pendapat
   12.8 membuat catatan yang perlu selain menunjuk seorang notulis
   12.9 menyampaikan informasi kepada pihak yang berkompeten.
   
   
   13. Wewenang ketua
   13.1 memelihara ketertiban dan bila perlu memerintahklan orang yang tak tertib meninggalkan tempat rapat
   13.2 menentukan urutan acara
   13.3 memutuskan titik-titik prosedur
   13.4 menunda rapat (jika perlu)
   13.5 menentukan rumusan hasil rapat sebagai kesimpulan yang perlu ditegaskan
   13.6 menggunakan jalan/suara khusus apabila rapat menemui jalan buntu.
   
   14. Pendekatan ketua dalam rapat
   14.1 menyambut hadirin, terutama anggota yang baru
   14.2 mengatakan tujuan rapat (menegasskan tujuan)
   14.3 menggalakkan diskusi, lewat pernyataan umum atau tanggapan khusus atas seorang peserta
   14.4 membuat ringkasan pada tahap tertentu
   14.5 mengulangi argumen pro dan kotra atas usulan yang belum diambil keputusan
   14.6 menutup rapat dengan tepat waktu.
   `
   15. Notulis
   Notulis merupakan pihak yang terlibat dalam rapat dengan tugas utama menginventarisasi prosedur dan gagasan pembicaraan.
   
   Untuk itu bagi seorang notulis perlu:
   15.1 memiliki keterampilan menyimak gagasan dengan baik
   15.2 mempunyai kemampuan mengangkap gagasan utama pembicaraan
   15.3 memiliki keterampilan menulis dengan cepat
   15.4 memiliki kemampuan merumuskan gagasan dengan cermat
   15.5 mempunyai kecerdikan dalam memilih kata-kata rumusan
   15.6 bersikap objektif
   15.7 mampu membedakan fakta dan opini
   15.8 mampu membedakan konsep dan pendapat
   15.9 dan lain-lain.
   
   16. Tugas Notulis
   16.1 menulis deskripsi tentang rapat dalam 5W+H (apa, siapa, kapan, di mana, mengapa, dan bagaimana)
   16.2 mencatat urutan prosedural rapat
   16.3 menuliskan gagasan-gagasan yang muncul beserta pihak yang mengemukakan
   16.4 menuliskan butir-butir kesepakatan hasil rapat
   16.5 menuliskan butir-butir keputusan rapat
   16.6 merumuskan ketetapan hasil rapat
   16.7 dan lain-lain.
   
   
   
   
   ---------------------
   tt/0209020945/sr

Mengingat Bahan Bicara

MENGINGAT BAHAN BICARA

Berbicara di depan orang lain merupakan keterampilan berbahasa yang memerlukan persiapan dan teknis tertentu sehingga apa yang disampaikan dapat dimengerti oleh orang lain dengan baik. Sebagai suatu keterampilan aktif berbahasa, berbucara di depan orang lain merupakan suatu hal yang memberikan nilai seni dan keahlian tersendiri

Ada banyak cara untuk bisa mengingat bahan bicara. Setidaknya, empat cara berikut ini adalah cara yang paling umum dilakukan oleh banyak pembicara publik. Anda pilih sendiri mau yang mana, akan tetapi ingatlah bahwa beberapa cara ternyata merupakan cara yang salah.Anda bisa mengingat bahan bicara dengan:
- Menghafal
- Membaca sepenuhnya;
- Menggunakan catatan;
- menggunakan alat bantu visual

MENGHAFAL

Inilah cara yang paling buruk menurut para pakar public speaking. Mengapa? Karena dengan menghafal, Anda akan disibukkan oleh berabgai kata atau kalimat, dan bukan ide yang ada di belakangnya. Padahal, apa yang penting adalah idenya, dan bukan kata atau kalimatnya. Cara ini menjadi cara terburuk untuk mengingat bahan bicara, karena Anda akan:
1. Kehilangan ide di belakang setiap kata dan kalimat;
2. Kehilangan infleksi suara (penekanan kata) yang normal dan alamiah;
3. Menciptakan mental block di mana audience Anda akan melihat orang yang sedang mengingat-ingat sesuatu, bukan orang yang sedang berbicara kepada mereka;
4. Lupa. Ini PASTI terjadi, persoalannya hanyalah KAPAN!

MEMBACA TOTAL

Apa yang paling dibenci oleh audience Anda? Seorang pembicara yang membaca bicaranya! Mereka akan berkata, "Kalo ngebaca sih, Gua juga bisa!"Ini juga merupakan cara yang buruk untuk mengingat bahan bicara karena Anda akan:

- Kehilangan ide di belakang setiap kata dan kalimat;
- Kehilangan infleksi suara yang normal dan alamiah;
- Kehilangan 'pause' yang merupakan alat powerful dalam berbicara;
- Kehilangan kontak mata sebagai elemen penting dalam berbicara;
- Kehilangan 'bicara' itu sendiri, karena biasanya bahasa tulisan berbeda dari bahasa lisan.Anda akan terjebak dalam model bahasa yang 'tinggi', rumit atau terlalu teknis. Efeknya, Anda akan kesulitan membacanya. Dan lebih parah lagi, audience Anda akan jauh lebih sulit mendengarkanya.Apa yang Anda ciptakan, hanyalah sedikit pergerakan, sedikit energi dan sedikit daya tarik.
Anda mungkin terjebak dalam pola dan kebiasaan ini, karena tidak berani mencoba cara lain yang lebih baik. Maka tipsnya; paksakan saja!Catatan: Memang ada saatnya Anda harus membaca. Misalnya untuk kutipan ayat hukum atau kebijakan yang resmi sifatnya. Atau, jika batasan waktu Anda memang sangat ketat.
Jika memang harus membaca, ikuti tips ini:
- Jaga infleksi suara agar tetap alamiah dan normal;
- Jaga 'pause' agar alamiah dan normal;
- Jaga agar suara Anda tetap sama dengan berbicara tanpa membaca;
- Jaga agar gesture atau bahasa tubuh Anda tetap alamiah dan normal;
- Jaga agar kontak mata Anda tetap efektif dan efisien;
- Latih dengan mengucapkannya keras-keras. Ini akan mendekatkan Anda kepada gaya bicara Anda yang alamiah;
- Saat menuliskannya, tulislah sejalan dengan bagaimana Anda akan mengucapkannya;
- Tulislah dengan dobel spasi atau lebih. Sisipkan petunjuk bahasa tubuh di bawah setiap baris;
- Jangan tulis dalam huruf besar semua, karena Anda akan lebih sulit membacanya;
- Tulislah dengan paragraf pendek;
- Jika lebih dari satu halaman, jangan pecah satu pokok pikiran ke dua halaman yang berbeda;
- Jangan gunakan klip untuk menyatukannya;
- Nomori skrip bicara Anda. Saat akan berganti halaman, cukup geser halaman yang sudah 'dibicarakan' ke samping, untuk melihat halaman berikutnya. Cara ini akan meminimalisir kesan membaca Anda;
- Geser bersamaan dengan waktu 'pause' yang tepat. Saat itu, audience Anda sedang mencerna sehingga tidak terlalu memperhatikan gerakan Anda.MENGGUNAKAN CATATAN
Inilah cara yang paling banyak dipilih oleh para pembicara. Inilah cara pertengahan antara membaca dan berbicara. Infleksi suara yang normal dan alamiah bisa tetap dicapai. Kontak mata tetap bisa efektif dan efisien. Bahasa tubuh tetap bisa didemonstrasikan dengan enak terlihat.Perhatikan hal ini:

- Jika catatan Anda letakkan di podium atau meja, Anda tidak bisa bergerak menjauhinya;
- Jika catatan Anda pegang di tangan, Anda tidak bisa berbahasa tubuh dengan leluasa.
Tips untuk menggunakan catatan:
- Catat informasi yang penting saja. Kutipan, statistik, daftar atau angka;
- Masukkan hanya 'pemicu' ide, paragraf atau kalimat;
- Jangan catat teks atau paragraf yang akan Anda ucapkan;
- Nomori lembar catatan Anda (ini PENTING!);
- Sesekali bergeraklah dengan normal, tidak usah takut menjauhi podium atau meja;
- Jaga agar tidak terlalu banyak membaca;
- Latihlah bicara Anda dengan memvisualisasikan sesi bicara.

MENGGUNAKAN ALAT BANTU VISUAL

Slide Anda bisa membantu. Judul dan sub judul di slide Anda bisa mengingatkan Anda tentang suatu ide atau pokok bahasan. Berlatihlah membuat alat bantu visual yang baik, menarik dan membantu, tapi tidak menggantikan Anda sebagai pembicara.
Keuntungan menggunakan alat bantu visual:
- Anda tidak perlu khawatir tentang kelanjutan bicara Anda. Apa yang akan Anda bicarakan lebih lanjut sudah ada di sana. Apa yang Anda perlukan hanyalah kalimat transisi yang baik dan mulus;
- Anda bisa bergerak dengan lebih leluasa. Pergerakan Anda akan memaksa audience mengikuti pembicaraan Anda;
- Anda bisa tetap melakukan kontak mata dengan alamiah dan norma ;
- Anda tetap bisa bicara sesuai dengan track dan alur pemikiran yang telah Anda rencanakan;

Catatan: Selalulah memperkenalkan alat bantu visual Anda sebelum mulai membahas isinya.


Sumber: Lenny Laskowski